Secondo una ricerca commissionata da Ricoh il monitoraggio dei costi documentali è sporadico e non strutturato. Solo il 45% delle imprese europee sono impegnate in un regolare monitoraggio dei costi di stampa. È importante evitare duplicazioni dell’attività e le inefficienze che hanno un impatto diretto sulla redditività.
Con il Pay Per Page i clienti non acquistano un prodotto ma un servizio: l’azienda paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copia, fax). Il servizio include:
1) consulenza (analisi delle necessità presenti e future dell’azienda);
2) sostituzione del parco dei dispositivi di stampa con modelli di ultima generazione (quelli precedentemente installati sono ritirati da Ricoh);
3) fornitura ricambi e consumabili;
4) servizi di assistenza tecnica e manutenzione. Il costo della pagina stampata è unico a prescindere dalla tipologia della periferica (con la sola differenza tra monocromatico e colore).
LA CONSULENZA
Analisi delle esigenze aziendali
Il primo passo consiste nel comprendere le reali esigenze di produzione documentale di un’impresa. Pertanto non esiste una soluzione unica bensì una soluzione ad hoc per ogni particolare contesto aziendale. L’analisi si basa su un approccio sia quantitativo che qualitativo. L’approccio quantitativo è il più importante e si articola nella quantificazione statistica della produzione documentale suddivisa per: settori, uffici e periodi storici ed altro ancora. Tale analisi conoscitiva delinea due elementi focali dell’impresa, ossia il volume totale prodotto (in termini di documenti) ed i settori maggiormente coinvolti. Questi due elementi rappresentano la criticità dell’intero sistema. Una volta quantificate le realtà aziendali si procederà nella strutturazione di un’architettura efficace ed efficiente in grado di sopperire a tutte le esigenze.
Progettazione
La progettazione di un network efficace significa impostare periferiche condivise capaci di distribuire ed assorbire l’intero carico di lavoro senza generare strozzature e falle. Le principali diversificazioni attengono alla scelta delle stampanti multifunzione al fine di garantire: diversi formati di stampa, possibilità di stampe a colori, impaginatura e fascicolatura automatizzata.
Particolari considerazioni saranno adoperate in merito a specifiche esigenze come: elaborati di design, architettura edile, restituzioni 3D di macchinari o linee di produzioni, restituzioni cartografiche professionali o prodotti GIS, riproduzioni di orto-foto ad altissima risoluzione e conservazione scala.
Pay Per Page come valore aggiunto
I benefici che la soluzione Pay Per Paper apporta alla gestione aziendale sono realmente ragguardevoli. In primo luogo permette di monitorare statisticamente l’attività svolta in ogni singolo settore o comparto dell’intero ciclo di produzione. Tale capacità se supportata da una politica di responsabilizzazione del personale garantirà la creazione di un ambiente operativo efficace ed efficiente.
Il risultato immediato di tale impostazione strategica è un deciso aumento della produttività con un abbattimento dei costi di gestione ed una riduzione, in termini ecologici, dello spreco di carta. Inoltre si è sollevati dalla annosa attività di manutenzione e sostituzione che, spesso, è associata a problematiche di smaltimento di rifiuti speciali. In conclusione il Pay Per Paper costituisce una soluzione green che consente di pervenire a corrette politiche di risparmio ed elevati protocolli di rispetto dell’ambiente.
(Da https://www.tec-italia.it/)
Pay Per Page Green è la nuova prospettiva per valutare l’impatto ambientale dei processi documentali.
L’impatto ambientale è analiticamente misurato da Ricoh durante la fase di auditing.
Le risorse tecnologiche inserite nella progettazione minimizzano i consumi di energia e di carta secondo i seguenti principi:
1) Razionalizzazione del parco macchine e riduzione degli sprechi in attrezzature e consumabili.
2) Efficienza energetica dei modelli proposti rispetto a quelli precedentemente installati (minori consumi).
3) Il risparmio di carta si ottiene tra l’altro con la modalità fronte-retro (duplex) impostata di default.
4) Dal punto di vista dell’ambiente si registra una minore produzione di CO2 e un minor consumo di Kwh, di conseguenza si arriva ad un miglioramento del bilancio ambientale dell’azienda.